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Se i messaggi e-mail, gli impegni e le interruzioni ti rallentano, riprendi il controllo della tua giornata applicando le stesse tecniche di gestione del tempo e della produttività utilizzate dalle aziende più importanti.
In questo libro l'esperta di produttività Sally McGhee mostra come riprendere il controllo di qualcosa che pensavi di avere perso per sempre: l'equilibrio tra vita e lavoro. Ora puoi approfittare di alcuni noti e apprezzati programmi di formazione aziendale perimparare tecniche semplici ma potenti e ritrovare l'equilibrio fra gli impegni personali e professionali con le caratteristiche di produttività di Microsoft Outlook.

Il libro si rivolge a utilizzatori di Microsoft Outlook

L'autore
Sally McGhee è riconosciuta leader e innovatrice nel campo del productivity management con più di 25 anni di esperienza nella formazione manageriale. Ha formato migliaia di persone in ambiente aziendale ed è fondatrice e managing partner della società McGhee Productivity Solutions.

Ringraziamenti
Introduzione

Parte I Creare le basi

Capitolo 1 Diverso approccio, nuovi risultati
Dieci pensieri che limitano la produttività
1. Ricevo troppe informazioni troppo velocemente
2. Subisco molte interruzioni
3. Non sono abbastanza disciplinato per essere organizzato
4. Devo conservare tutto
5. Ci vuole troppo tempo per organizzarsi
6. Non riesco a trovare ciò di cui ho bisogno al momento giusto
7. L’organizzazione limita la mia libertà e la mia creatività
8. Non sono bravo con la tecnologia!
9. La giornata non è abbastanza lunga!
10. Sono disorganizzato per natura
A che cosa siete disposti a rinunciare?

Capitolo 2 Cos’è la produttività personale
Definizione della produttività personale
Obiettivi significativi
Azioni strategiche successive
Equilibrio tra vita privata e lavoro
Il Ciclo della produttività
Passo uno: identificare gli Obiettivi significativi
Passo due: Azioni strategiche successive
Passo tre: pianificare e completare le Azioni strategiche successive
Passo quattro: rivedere e riconoscere i progressi verso gli obiettivi
Introduzione al Modello gerarchico organizzativo
Qual è il problema della produttività
Restare concentrati
Introduzione al Sistema di gestione integrata
Il Sistema di raccolta
Il Sistema di riferimento
IL Sistema di azione
Introduzione al “Pannello di controllo”
Accesso – Tutto il giorno, ogni giorno
Mettere tutto insieme

Capitolo 3 Le tre frasi per creare un Sistema di gestione integrata
Fase 1: Raccolta
La vostra testa è un Punto di raccolta?
Fase 2: Elaborazione e organizzazione
Introduzione al Diagramma di flusso di lavoro
Fase 3: Creazione delle priorità e pianificazione
Introduzione alla Revisione settimanale
Impegnarsi nel cambiamento
Concentrarsi prima sulle piccole cose

Parte II La fase di raccolta

Capitolo 4 Impostare Punti di raccolta approvati
Identificare i Punti di raccolta attuali
Dove archiviate le vostre informazioni?
I vostri Punti di raccolta sono validi?
Identificare i Punti di raccolta approvati
Voi non siete un Punto di raccolta!
Perché venite interrotti così spesso?
Ridefinire le aspettative e responsabilizzare le persone
Cambiare la cultura della posta elettronica
Ridurre le interruzioni “al volo”
Disattivare lo squillo del telefono e di altri dispositivi elettronici
Integrare informazioni personali e professionali in un unico sistema
Cosa fare quando il personale deve rimanere personale
Quali cambiamenti volete apportare?
In conclusione!

Capitolo 5 Svuotarsi la mente
Utilizzate la mente come Punto di raccolta?
Mente cosciente e mente incosciente
Avete sulle spalle un carico pesante?
Svuotare la mente e alleggerire il carico
Eseguire l’esercizio di “svuotamento della mente”
Prendere coscienza
Utilizzare Categorie: (nessun valore associabile) come Punto di raccolta
Registrare gli Obiettivi significativi
Rispettare gli accordi ed eliminare il pensiero “Posso fare tutto”
Mantenere gli impegni presi
Rinegoziare gli impegni
Imparare a dire “no”
Quali cambiamenti volete apportare?
Elementi per il successo della Fase di raccolta

Parte III La fase di elaborazione e organizzazione

Capitolo 6 Introduzione alle categorie Pianificazione e Azione
Impostare le categorie Pianificazione e Azione
Obiettivi significativi
Progetti di supporto
Riunioni a due
Azioni strategiche successive
Forse un giorno

Capitolo 7 Elaborare e organizzare l’elenco Attività
Introduzione al Modello di flusso di lavoro
Utilizzare il Modello di flusso di lavoro
Cos’è
E’ fattibile?
E’ correlato a un Obiettivo significativo?
Elaborare e organizzare gli Obiettivi significativi
Elaborare e organizzare i Progetti si supporto
Qual è l’Azione strategica successiva senza dipendenze?
Eseguirla?
Delegarla?
Rinviarla?
Elaborare e organizzare le attività delegate
Completare il Diagramma di flusso di lavoro
Domande frequenti?
Perché separare le azioni strategiche successive da Progetti di supporto e Obiettivi significativi?
Posso continuare ad associare le mie ASS ai miei Progetti di supporto?
Come faccio a inserire messaggi di posta elettronica e documenti nelle attività?
E’ necessario che ogni attività abbia una scadenza?
Posso avere più di un’Azione strategica successiva per progetto?
Quando deve trasferire un’Azione strategica successiva nel Calendario?
Posso scegliere più categorie?
Come faccio a tenere traccia di attività personali e di lavoro?
Revisione del Modello di flusso di lavoro
Le linee guida dell’elaborazione
Completare l’elaborazione e l’organizzazione dell’elenco Attività
Prendere coscienza
Quali cambiamenti volete apportare?
Elementi per il successo dell’elaborazione e organizzazione dell’elenco Attività

Capitolo 8 Impostare il Sistema di riferimento
Il vostro Sistema di riferimento funziona bene?
La differenza tra Azione e Riferimento
Iniziare
Identificare le posizioni di riferimento attuali
Dove archiviate veramente le vostre informazioni di riferimento?
Le sei posizioni di riferimento consigliate
Decidere quali posizioni utilizzare
Impostare il Sistema di riferimento Posta elettronica
Quale cartella dell’Elenco cartelle utilizzo?
Creare una Struttura di cartelle funzionale
Impostare il sistema
Utilizzare la stessa gerarchia di file in tutti i sistemi
Consigli per utilizzare le cartelle di riferimento
Evitare di utilizzare la cartella Posta in arrivo come Sistema di riferimento!
Archiviare i documenti in Documenti
Stabilire cosa conservare e cosa eliminare
Impostare l’Elenco cartelle
Tenere aggiornato l’Elenco cartelle
Mantenere il sistema semplice
Utilizzare Documenti
Utilizzare la cartella Contatti
Trarre vantaggio dal Sistema di riferimento Contatti
Utilizzare le Categorie nei Contatti
Utilizzare SharePoint
Utilizzare OneNote
Utilizzare la carta
Quali cambiamenti volete apportare?
Fattori di successo per creare un Sistema di riferimento efficace

Capitolo 9 Elaborare e organizzare la posta elettronica
Introduzione al Modello di posta elettronica SASO
Creare posta elettronica significativa utilizzando le domande del Modello SASO
Lo scopo del campo A
Lo scopo del campo Cc
Lo scopo del campo Ccn
Verifica finale del messaggio di posta elettronica
Utilizzare il Modello di flusso di lavoro per elaborare e organizzare la posta elettronica
Cos’è
E’ fattibile?
E’ correlato a un Obiettivo significativo?
Qual è l’Azione strategica successiva senza dipendenze
Le Quattro azioni del processo decisionale
Eliminare
Eseguire
Delegare
Rinviare
Elaborare e organizzare la posta elettronica per 30 minuti
Prendere coscienza
Domande frequenti
Qual è il momento migliore per elaborare la posta elettronica?
Qual è la giusta quantità di posta elettronica da ricevere?
Come faccio a ridurre il volume di posta ricevuta?
Posso personalizzare i miei campi Oggetto?
Non ho spostato la posta elettronica dalla Posta in arrivo all’elenco Attività ?
Come faccio a ricordarmi di visualizzare l’elenco Attività?
Quando metto i messaggi di posta nel Calendario e quando nell’elenco Attività?
Posso utilizzare il suono che mi avvisa della posta in arrivo?
Svuotare la Posta in arrivo
Stabilire linee guida efficaci per la posta elettronica
Scrivere messaggi di posta elettronica efficaci
Formattare i messaggi di posta elettronica
Preparare le firme per i messaggi
Rispondere alla posta entro un tempo determinato
Rispondere alla posta in modo efficace
Programmare il tempo di elaborazione della posta elettronica
Quali cambiamenti volete apportare?
Elementi per elaborare e organizzare la posta elettronica con successo

Parte IV La fase delle priorità e della pianificazione

Capitolo 10 Creare le priorità e pianificare
State gestendo un Calendario o un elenco di cose da fare?
Utilizzare il Calendario per creare priorità e pianificare?
Impostare il Calendario di previsione
Attività del Calendario di previsione
Includere i tempi di spostamento
Includere il “tempo di recupero” dopo i viaggi
Utilizzare le risposte Fuori sede
Includere le interruzioni di emergenza
Inserire le ASS sul Calendario
Vi sentite tranquilli per le attività che non svolgerete?
Impostare il Pannello di controllo come visualizzazione predefinita
Rispettare gli appuntamenti con voi stessi è una priorità
Gestire richieste di riunioni
Cos’è ed è fattibile?
Avete tutte le informazioni necessarie?
E’ correlata a un Obiettivo significativo?
Potete delegarla?
Potete aggiungerla a una riunione o a un ordine del giorno esistente?
Qual è la priorità?
Utilizzare i colori sul Calendario per differenziare
Sfruttare il tempo creando barriere
Mantenere il Pannello di controllo aggiornato
La Revisione settimanale
Programmare la Revisione settimanale
Trasformare la Revisione settimanale in una priorità
Cosa fare quando andate fuori strada?
Chiudere il cerchio
Quali cambiamenti volete apportare?
Elementi per creare le priorità e pianificarle con successo
Conclusioni

Indice analitico